Multipotencial
Pau NinjaTodos tenemos una visión sobre nuestro futuro, y contemplarla desde lejos puede llegar a resultar abrumador, sobre todo si no tenemos un plan.
La mejor forma de conseguir tus objetivos es descomponerlos en hábitos diarios más pequeños: es posible que un puñado de monedas te parezca insignificante a día de hoy, pero lo que hagas con ellas podría acabar mejorando tu calidad de vida.
La rutina personal de cada uno será diferente dependiendo de los valores y los objetivos que se tengan. Sin embargo, aplicando algunos principios generales a tu programa diario podrás maximizar la efectividad y la productividad, lo que te permitirá cumplir tus objetivos con el paso del tiempo.
Así que si te preguntas “cómo organizar mi tiempo diario”, a continuación tienes todas las respuestas.
Navega por el contenido
En qué consiste un programa diario y por qué es tan importante
Los seres humanos somos criaturas de costumbres. Ansiamos tener una rutina diaria y funcionamos mejor cuando distribuimos con claridad nuestro tiempo.
Un horario o programa diario te permite tener el día bajo control. En concreto, te proporciona la estructura y la disciplina que necesitas para aprovechar al máximo las horas de las que dispones en un día determinado.
Cuando tienes un plan al que ceñirte, podrás hacer más trabajo y acabarás estando un poco más cerca de tus objetivos.
Según el autor Paul J. Meyer, considerado como el padre de la productividad, ésta “nunca es un accidente, sino que es el resultado de un compromiso con la excelencia, una planificación inteligente y un esfuerzo centrado”.
Además de esto, un programa diario es predecible, por lo que disminuye la fatiga derivada de la toma de decisiones.
De esta manera, no tendrás que dedicar energía mental a decidir lo que tienes que hacer a continuación. Por lo tanto, podrás reservar dicha energía para las tareas que importan de verdad.
Así que prepárate para alcanzar el éxito planificando tu día y organizando el tiempo del que dispones.
Cómo organizar mi tiempo diario: consejos prácticos
Aquí tienes algunas pautas básicas que te ayudarán a crear un horario o programa diario.
Prioriza tus valores
El “éxito” es algo tan único como la persona que lo persigue. Sin embargo, todas las personas exitosas tienen una cosa en común: diseñan estratégicamente sus vidas para adaptarlas a las cosas que más les importan.
En la práctica, esto quiere decir que antes de crear un programa diario que te ayude a cumplir tus objetivos y a vivir la vida que quieres vivir, tienes que determinar qué es lo que más valoras.
Entender esto te ayudará a establecer prioridades para lograr un equilibrio entre vida y trabajo, lo que a su vez te permitirá organizar tu día de manera acorde.
Para empezar, tienes que dedicar algo de tiempo a pensar acerca de qué es lo que más te importa. Haz una lista ordenada. Entonces, piensa en posibles formas de incorporar esas cosas en tus rutinas diarias y semanales usando bloques de tiempo proporcionales a su importancia.
Por ejemplo, si tu objetivo principal consiste en estar sano y en forma, entonces deberías darle prioridad al entrenamiento y a comer de manera saludable en lugar de dedicarte a otras aficiones menos importantes.
Por contra, su tu principal prioridad es la familia o los amigos, debes asegurarte de reservar algo de tiempo cada día para interactuar con las personas que más quieres antes de hacer tu trabajo diario.
Definir tus prioridades personales evitará que las cosas que más valoras queden fuera de tu lista de tareas pendientes. También te permitirá delegar y externalizar las tareas que no sean compatibles con tus valores.
En este sentido, una estrategia muy útil consiste en terminar en primer lugar las tareas más pesadas pero que sean importantes. De esta manera, si friegas los platos después de cenar o terminas un informe importante, dispondrás de más energía mental porque dejarás de estar pendiente de esas tareas.
Incluye una rutina matutina
No es raro que los gurús de la productividad hablen sobre llamadas por teléfono a las cuatro de la mañana y sobre sus rutinas para antes del amanecer.
Sin embargo, la realidad es que no hay una hora perfecta para ponerte en marcha: tu alarma matutina dependerá de tu propio ritmo. Ahora bien, aunque no importa cuándo empieces tu día, sí que es importante incorporar un ritual mañanero en tu programa diario.
¿Por qué es tan importante la mañana? Porque lo primero que hagas después de levantarte será lo que determine cómo te irá el resto del día.
Si sales de la cama medio dormido y lo primero que haces es comprobar tu correo electrónico, lo más probable es que tengas problemas para concentrarte en la tarea y que no tardes mucho en quedarte sin energía.
Pero si estableces una rutina en la que haces la cama, meditas y tomas un desayuno saludable cada mañana, tu cerebro aprenderá a pasar rápidamente del “modo de descanso” al “modo de productividad”. Además, lo más probable es que tu estado de ánimo sea mejor.
Sin embargo, es posible que ahora te estés preguntando: ¿cómo organizar mi tiempo diario por la mañana? Pues lo cierto es que lo que hagas por la mañana depende de ti.
El objetivo es empezar el día haciendo siempre lo mismo. Idealmente, debe ser algo compatible con tus valores personales y que te prepare para las tareas posteriores.
Así que haz la cama, medita o reza. Simplifica tu rutina matutina y recuerda que su finalidad es ayudarte a realizar la transición necesaria para afrontar el resto del día.
Elige una “tarea más importante”
Es inevitable que tu día incluya tareas esenciales que no te conduzcan hacia tus objetivos: atender llamadas de teléfono, asistir a reuniones, responder mensajes de correo electrónico, etc.
Pues bien, si quieres asegurarte de que estas cosas no te hagan descarrilar, siempre debes incorporar a tu programa diario una tarea que debas realizar pase lo que pase.
Cada semana, cuando planifiques tu programa diario, debes tener en cuenta tus objetivos. Por lo tanto, debes hacerte la siguiente pregunta: ¿cómo organizar mi tiempo diario para mantenerme en el camino adecuado?
Entonces, elige una tarea más importante para cada día.
Cuando sepas qué es lo que debes hacer para no desviarte de tus objetivos, malgastarás menos tiempo en tareas que no sean esenciales.
En este sentido, resulta muy útil planificar las tareas más importantes para los momentos en los que estés más centrado y seas más productivo.
Así podrás dejar las tareas que no requieran tanta energía mental para los momentos en los que no estés tan motivado.
Hay un montón de estudios que demuestran que la capacidad de nuestra función cognitiva varía a lo largo del día. Para la mayoría de las personas, el pico de productividad se produce entre las 9 y las 11 de la mañana.
Si éste es tu caso, entonces deberías reservar esa franja de tiempo para las tareas más importantes, en lugar de dedicarla a trabajos menos exigentes (como responder correos electrónicos).
Ahora bien, si tus niveles de productividad aumentan más tarde, podrás seguir un enfoque distinto. En cualquier caso, debes esforzarte en determinar cuáles son las horas en las que alcanzas tu pico de productividad, y programar tus tareas más importantes de manera acorde.
También puedes usar lo que se conoce como matriz de prioridades de Eisenhower. Se trata de un diagrama en el que debes incluir las tareas urgentes e importantes, las que son importantes pero no urgentes, las que son urgentes pero no importantes, y las que no son ni importantes ni urgentes. La clave es hacerlas en el orden en el que las acabo de listar.
Reserva tiempo para las cosas que te suelen distraer
Mucha gente acaba consultando Twitter o la bandeja de entrada del correo electrónico varias veces a lo largo del día (y le dedican más tiempo del que deberían).
No hay nada malo en tomarse descansos para echar un vistazo a las redes sociales, y es muy habitual tener que contestar correos electrónicos durante el trabajo. Sin embargo, todo esto también puede ser una distracción significativa que evita que hagas las tareas más importantes.
En lugar de navegar de forma mecánica por las redes sociales, sigue un enfoque proactivo dedicando bloques de tiempo a distracciones potenciales.
Por ejemplo, tu programa diario podría incluir franjas de tiempo para “procesar” tu correo electrónico o tus cuentas en redes sociales dos o tres veces al día.
Lo importante es que lo trates como cualquier otra tarea de tu programa diario, en lugar de dejar que estas actividades invadan el resto de tus tareas.
Otra cosa que puedes hacer es minimizar los descansos para tomar café. Así que en vez de tomar café y dejar que tus colegas de trabajo te distraigan durante todo el día, intenta limitar esos descansos a la mañana y la tarde.
También puedes comprobar tu correo electrónico por la mañana, o antes de terminar tu jornada laboral. De esta forma, evitarás actualizar constantemente tu bandeja de entrada a lo largo del día.
Incluye descansos
Cada día debes reservar un descanso de una hora para comer, además de varios descansos de 10-15 minutos para meditar o dar un paseo.
Planificar el tiempo en el que no estás trabajando puede parecer algo inútil. Sin embargo, debes recordar que nadie tiene una capacidad ilimitada para trabajar constantemente a toda máquina. Y si lo intentas, no serás tan productivo como te gustaría.
De hecho, hay evidencia científica de que realizar una pausa de vez en cuando puede aumentar la productividad.
Para empezar, descansar ocasionalmente puede mejorar tu capacidad para pensar de forma creativa y estratégica. Además, a veces el cerebro necesita un cambio de escenario (un descanso de pensar constantemente) para que surjan nuevas ideas.
Por otro lado, planificar descansos a lo largo del día también te proporciona algo que desear: un final a la vista. Cuando sabes que podrás descansar al final de un bloque de trabajo, será mucho más probable que dediques más energía y concentración a las tareas que estás realizando.
Así pues, cuando estés respondiendo a la pregunta “¿cómo organizar mi tiempo diario?”, respuesta que deberías tomarte pequeños descansos unas pocas antes de comer y de salir del trabajo.
Da un paseo, ve al baño, pica algo, charla con tus colegas, habla con tu familia o lee un libro.
Evita la multitarea a toda costa
Debes tener muy presente que la multitarea no funciona. Hay estudios que demuestran que el rendimiento disminuye cuando alternas entre dos tareas simultáneas. No sólo te llevarán más tiempo, sino que además acabarás cometiendo más errores.
¿Qué implica esto en tu programa diario? Pues que tienes que planificarlo para realizar una única tarea al mismo tiempo, sin tratar de intercalar nada más en ellas.
Uno de los motivos por los que tenemos problemas para alternar entre tareas es que nuestro cerebro no es capaz de adaptarse con tanta rapidez a un nuevo tipo de tarea.
Es lo que se conoce como el coste del cambio: cuando pasamos a la nueva tarea solemos hacerla con torpeza, lo que hace que perdamos tiempo.
Sin embargo, puedes evitar este efecto planificando de forma consecutiva tareas similares. Por ejemplo, cuando planifiques tu día, intenta juntar todas las reuniones en un único bloque del día, o dedica una o dos horas a contestar correos electrónicos.
Al hacer tandas trabajo de esta manera, podrás trabajar de manera más eficiente malgastando menos tiempo.
De hecho, el tiempo que se puede ahorrar con esta estrategia es bastante significativo: un estudio demostró que se puede lograr un aumento de la productividad del 40%, lo que tiene un efecto acumulativo a lo largo del día.
Así que céntrate en un único proyecto o tarea a la vez. Y ponle un límite de tiempo a cada tarea.
Usa una plantilla de programa diario
Por último, a la hora de responder a la pregunta “¿cómo organizar mi tiempo diario?”, debes recordar la posibilidad de usar distintos tipos de plantillas para elaborar tu programa diario.
En Internet podrás encontrar un montón de ellas de forma totalmente gratuita. Sin embargo, también puedes elaborar tus propias plantillas. En cualquier caso, los principales tipos son los siguientes:
- Lista diaria de tareas pendientes: se trata de una lista que puedes usar para planificar las tareas que vas a hacer cada día, establecer las prioridades y asignar franjas de tiempo para completarlas.
- Lista de objetivos semanales: permite establecer objetivos efectivos para tu programa semanal. Así que siéntate cada domingo y piensa lo que quieres conseguir al final de la semana que estás a punto de comenzar.
- Plantilla de proyecto: los grandes proyectos son abrumadores. La clave para completarlos es descomponerlos en fragmentos más manejables. Además, esto te permitirá hacer un seguimiento para poder saber el porcentaje que has completado.
- Lista de distracciones: estas listas te permiten protegerte frente a las distracciones. Si se te ocurre algo mientras estás trabajando, apúntalo en esta lista. Al hacerlo, podrás quitártelo de la cabeza para poder centrarte en el trabajo que tienes entre manos.
En cualquier caso, debes convertir la planificación en un hábito. Para ello, puedes establecer horarios y programas diarios, semanales o para cada proyecto. También debes eliminar las distracciones. Es posible que te lleve algo de tiempo, pero es importante que encuentres la combinación que mejor te funcione.
Cómo ceñirte a tu programa
Crear un horario o programa diario sólo te permitirá ganar la mitad de la batalla. También debes ceñirte al mismo, lo que cada vez es más difícil de cumplir si tenemos en cuenta que vivimos en la era de las distracciones.
Por lo tanto, no es suficiente con que te preguntes “cómo organizar mi tiempo diario”: tienes que poner en práctica lo que has planificado. Así que aquí tienes algunos consejos para conseguirlo:
Entorno de trabajo sin distracciones
A medida que el teletrabajo se va normalizando, el límite entre la vida privada y la laboral se ha ido difuminando. Una manera de evitarlo es dedicar un único espacio para trabajar.
A continuación, elimina todo lo que sobre de dicho espacio y evita hacer cualquier otra cosa que no sea trabajo para evitar que tu cerebro se distraiga.
Sé realista sobre lo que puedes conseguir en un día
Si eres excesivamente ambicioso y metes demasiadas tareas en un programa diario, lo más probable será que fracase desde el primer momento.
Incorpora un “colchón de tiempo” entre tareas
En lugar de planificar varias tareas de forma consecutiva, incluye un colchón de quince o veinte minutos entre ellas. De esta manera, si algo te acaba llevando más tiempo del esperado, evitarás echar a perder el resto del programa.
